Nel panorama aziendale odierno, l’accesso rapido e preciso alle informazioni è cruciale per prendere decisioni strategiche.
Per le piccole e medie imprese (PMI), un sistema di controllo di gestione efficace può fare la differenza tra il successo e l’insuccesso.
Uno degli strumenti più potenti per supportare il controllo di gestione è una dashboard ben progettata, che riassume i principali indicatori di performance (KPI).
Questa dashboard non solo centralizza le informazioni chiave, ma offre anche la possibilità di personalizzare i contenuti in base alle esigenze specifiche di ogni utente, garantendo così un’esperienza su misura per ogni figura aziendale.
In questo articolo, esploreremo le caratteristiche di una dashboard ideale per il controllo di gestione, i KPI essenziali che dovrebbe includere e l’importanza della personalizzazione.
Le caratteristiche di una dashboard efficace
Una dashboard per il controllo di gestione deve essere intuitiva, informativa e flessibile. Le caratteristiche fondamentali includono:
- Interfaccia intuitiva e user-friendly: La semplicità d’uso è essenziale. Una dashboard complessa o poco intuitiva può scoraggiare gli utenti e ridurre l’efficacia complessiva dello strumento. Le informazioni devono essere presentate in modo chiaro e organizzato, utilizzando grafici, tabelle e indicatori visivi che facilitino la comprensione immediata.
- Accesso in tempo reale ai dati: Per essere veramente utile, una dashboard deve offrire informazioni aggiornate in tempo reale. Ciò consente ai manager di reagire rapidamente a cambiamenti imprevisti e di prendere decisioni informate sulla base dei dati più recenti.
- Personalizzazione per utente: Una delle caratteristiche più potenti di una dashboard moderna è la possibilità di personalizzare i contenuti per singolo utente. Ogni figura aziendale ha esigenze e priorità diverse: un CFO potrebbe concentrarsi sui dati finanziari, mentre un responsabile delle operazioni potrebbe essere più interessato ai KPI legati alla produzione e alla logistica. La personalizzazione consente a ciascun utente di visualizzare solo le informazioni rilevanti per il proprio ruolo, migliorando l’efficienza e l’efficacia dell’analisi.
- Integrazione con sistemi esistenti: La dashboard dovrebbe essere in grado di integrarsi senza soluzione di continuità con i sistemi esistenti, come ERP, CRM e software di contabilità, per garantire che i dati siano completi e accurati.
- Sicurezza e controllo degli accessi: La protezione dei dati è fondamentale. La dashboard deve garantire che solo gli utenti autorizzati possano accedere alle informazioni sensibili, con livelli di accesso differenziati in base al ruolo.
- Reportistica ed esportazione dati: Oltre alla visualizzazione dei KPI in tempo reale, la dashboard dovrebbe consentire di generare report periodici e di esportare i dati per analisi più approfondite o per condivisione con terze parti.
KPI Essenziali per il Controllo di Gestione
La scelta di KPI (Key Performance Indicators) è cruciale per il successo di una dashboard. I KPI devono riflettere gli obiettivi strategici dell’azienda e fornire una visione completa delle sue performance. Di seguito, alcuni delle principali tipologie di KPI che una dashboard per il controllo di gestione dovrebbe includere, a seconda del ruolo dell’addetto che avrà accesso ad essa:
- Dashboard amministrativa: scadenziario attivo e passivo, obblighi fiscali prossimi alla scadenza, tempistiche di aggiornamento delle registrazioni contabili, fatture da emettere, situazione banche
- Dashboard del reparto marketing: statistiche e kpi lead in ingresso, kpi di qualità lead acquisiti, pro-memoria pubblicazione post, gestione DEM programmate
- Dashboard del reparto commerciale: Lead da contattare, gestione trattative, kpi di conversione, avanzamento processo di onboarding
- Dashboard del reparto produzione: job da produrre, monitoraggio macchinari, kpi efficienza stabilimento
- Dashboard reparto controllo di gestione: monitoraggio commesse
- Dshboard direzionale: indicatori generali di andamento aziendale, scostamente budget, analisi equilibrio finanziario
