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Utilizzare un software gestionale che consenta l’automazione delle registrazioni è il sogno – neppure troppo nascosto – della maggior parte degli imprenditori e dei contabili.

Su come implementare questa funzione, tuttavia, le opinioni non sono assolutamente omogenee.

Spesso le aziende si aspettano una soluzione che consenta di ottenere in tempi rapidissimi e con un intervento manuale minimo una registrazione contabile completa e corretta.

Questa esigenza nasce, sostanzialmente, in due distinti ambiti:

• aziende di piccole, o piccolissime, dimensioni prive di conoscenze contabili
• aziende di medie e grandi dimensioni aventi casistiche contabili ripetitive

L’approccio, in questi due ambiti, è completamente diverso.

Nel primo caso – il più complesso – occorre far prendere coscienza all’imprenditore, spesso privo di conoscenze contabili, di quanto sia complessa e variegata la materia e di come essa non possa – in molti casi – essere totalmente automatizzata.

Per ottenere un risultato che si avvicini il più possibile a quello desiderato occorre, in questo contesto, accettare una serie di limiti.

Sicuramente è possibile ottenere uno scadenziario clienti e fornitori totalmente automatico, senza alcun intervento manuale.

Altrettanto sicuramente è possibile ottenere una registrazione ‘guidata’ delle fatture di acquisto, salvo necessità di intervenire manualmente per modificare la proposta di imputazione del conto di acquisto.

Incassi, pagamenti e movimenti diversi dagli acquisti e vendite potranno anch’essi godere di una forma di inserimento ‘guidato’ il più semplice possibile, salvo tuttavia specificare manualmente le contropartite.

Anche per quanto riguarda l’aspettativa di contabilizzazione automatica dei movimenti bancari occorre sfatare alcuni miti eccessivamente semplicistici. Una parte – quantitativamente minoritaria – di movimenti può essere effettivamente automatizzata (salvo impostazione iniziale delle relative contropartite). La maggior parte dei movimenti, ed in particolare tutti gli incassi da  clienti e tutti i pagamenti a fornitori, necessitano tuttavia un intervento manuale obbligatorio sia per quanto riguarda l’individuazione del cliente o fornitore sia per quanto riguarda la gestione delle ‘partite’ che devono essere chiuse.

Ovviamente anche una contabilità estremamente semplice quale quella ipotizzata in questa sede può consentire la visualizzazione di scadenziari, mastrini e di una ‘situazione contabile’ (non lo chiamerei – in questo caso – bilancio di verifica…).

Riassumendo, è possibile offrire alle piccole e piccolissime aziende uno strumento parzialmente automatico di generazione della contabilità a condizione di avere ben chiari gli importanti limiti descritti in precedenza.

Una situazione completamente diversa si presenta nel caso di aziende di medie o grandi dimensioni che abbiano la necessità di contabilizzare in modo rapido e facile tipologie di registrazione che si presentano con grande frequenza.

In tale ipotesi, infatti, è possibile immaginare l’attivazione di un algoritmo di automazione che consenta di generare tali registrazioni senza richiedere alcun intervento manuale da parte dei contabili.

Abbiamo dunque affrontato la risposta a chi chiede un’automazione della contabilità rapida ed estremamente facile, evidenziandole gli inevitabili limiti.

Altrettando spesso, tuttavia, viene chiesto di poter creare automatismi contabili caratterizzati da un elevato grado di potenza e precisione.

Questa richiesta, quasi sempre, perviene da persone con grande esperienza in materia contabile, ed è finalizzata – sostanzialmente – ai seguenti obiettivi:

• riduzione del lavoro richiesto al personale contabile
• maggiore  tempestività nell’inserimento delle registrazioni
• minimizzazione della possibilità di errore

Si tratta della casistica nella quale gli automatismi contabili posso esprimere meglio tutta la loro potenza.

In un nostro precedente articolo sul Blog e in appositi video presenti nel nostro canale YouTube abbiamo esaminato a fondo tutta la possibilità offerte dagli automatismi contabili.

In particolare, abbiamo esaminato a fondo le 2 situazioni più complesse presenti nell’automazione contabile:

• fatture di acquisto
• movimenti importati dalle banche

Non esiste, dunque, una risposta univoca all’alternativa tra automatismi rapidi e facili ed automatismi potenti e precisi.

L’obiettivo di ottenere una contabilità completa ed attendibile, per quanto priva di implicazioni civilistiche e fiscali, demandando tutto agli automatismi e prescindendo da una adeguata formazione in materia contabile non è del tutto ottenibile, se non accettando con realismo e consapevolezza i limiti oggettivi insiti in questa  scelta. Al contrario, un’azienda strutturata e dotata di un adeguato reparto amministrativo può ottenere enormi vantaggi dall’adozione di un software gestionale in grado di attivare automatismi contabili che consentano di effettuare registrazioni estremamente precise sfruttando tutta la potenza propria delle nuove tecnologie digitali.

A tutti piacerebbe una contabilità generata in modo automatico, con un intervento manuale estremamente ridotto.

Quali accorgimenti possiamo immaginare per raggiungere tale obiettivo e quali sono i limiti che non potremo superare?

Iniziamo con l’individuare le principali tipologie di registrazione che possiamo immaginare di automatizzare:

• Fatture di vendita
• Fatture di acquisto
• Incassi contestuali alla vendita
• Pagamenti contestuali all’acquisto
• Vendite e/o incassi provenienti da  attività di tentata vendita
• Vendite e/o incassi provenienti da  e-commerce
• Vendite e/o incassi provenienti da  pos / punto vendita
• Ammortamenti, ratei, risconti e fatture da ricevere
• Movimenti bancari
• Operazioni di cassa
• Provvigioni
• Ritenute
• Valutazione commesse
• Valutazione magazzino
• Chiusure ed aperture contabili

Come possiamo immediatamente constatare la maggior parte di tali registrazioni possono essere ottenute in modo del tutto automatico dal nostro software gestionale, a condizione che possegga questa caratteristica.

Rientrano in questo caso le seguenti tipologie:

• Fatture di vendita
• Vendite e/o incassi provenienti da  attività di tentata vendita
• Vendite e/o incassi provenienti da  e-commerce
• Vendite e/o incassi provenienti da  pos / punto vendita
• Ammortamenti, ratei, risconti e fatture da ricevere
• Provvigioni
• Ritenute
• Chiusure ed aperture contabili

La principale caratteristica delle registrazioni appartenenti a queste tipologie è quella di essere automatizzabili in modo completo ed univoco, nel senso di non presentare il rischio di dover intervenire a mano per integrare o modificare quanto l’algoritmo automatico ha generato.

In questo caso l’unico compito richiesto al personale contabile consiste nel controllo di quanto proposto dal software, tenendo conto che tale controllo è comunque sempre consigliabile anche in presenza di operazioni automatiche.

Un secondo gruppo di registrazioni può anch’esso essere ottenuto in modo del tutto automatico, anche se in questo caso si tratta di una caratteristica raramente presente nei software gestionali.

Rientrano in questo caso le seguenti tipologie:

• Operazioni di cassa
• Incassi contestuali alla vendita
• Valutazione commesse
• Valutazione magazzino

Nel caso di operazioni di cassa può essere utile una specifica funzione di rilevazione e contestuale contabilizzazione da utilizzare in tutti i casi in cui il modello di business del cliente prevede una forte presenza di operazioni di cassa. Si tratta, evidentemente, di una situazione riscontrabile abbastanza raramente.

La questione relativa agli ‘incassi contestuali alla vendita’ può essere – al contrario – riscontrata molto più spesso. Raramente i software gestionali precedono questa funzione, la cui presenza potrebbe velocizzare la contabilizzazione degli incassi e ridurre il rischio di errore.

La valutazione delle commesse rappresenta un aspetto particolarmente complesso, sia per quanto riguarda l’aspetto contabile che per quanto riguarda quello relativo al processo. In questo caso il software gestionale può offrire – in modo automatico – importanti informazioni riguardo alla valutazione delle commesse sia infrannuali che pluriennali. Una corretta e completa configurazione di tutti gli elementi di costo relativi alla commessa può consentire alla valutazione proposta dal software una precisione tale da poter essere proposta quale valore contabilizzato a bilancio. Salvo, ovviamente, un eventuale intervento manuale da parte del contabile.

La questione della valutazione del magazzino è più semplice. In questo caso è sufficiente avere inserito correttamente tutti i dati relativi agli acquisti per poter ottenere dal software una valutazione precisa delle giacenze. L’unico aspetto parzialmente complesso – e la cui gestione deve essere garantita dal software gestionale – è quello relativo alla valorizzazione dei prodotti assemblati.

Ci sono, infine, alcune registrazioni contabili particolarmente difficili da automatizzare e che richiedono accorgimenti particolari.

Rientrano in quest’ultimo caso le seguenti tipologie:

• Fatture di acquisto
• Pagamenti contestuali all’acquisto
• Movimenti bancari

Particolare complessità riveste la problematica relativa alla contabilizzazione delle fatture di acquisto.

Nel nostro canale YouTube e nel nostro Blog abbiamo riservato specifici approfondimenti a questo tema.

In questa sede, pur rinviando la trattazione di questa casistica ai suddetti approfondimenti, è importante sottolineare come l contabilizzazione automatica delle fatture di acquisto, soprattutto nel caso in cui vengano acquisite dal sistema di interscambio dell’Agenzia delle Entrate, non può in alcun caso essere totalmente delegato ad un algoritmo software. Si tratta di una casistica nella quale l’intervento umano da parte del contabile è – salvo alcune limitate eccezioni – assolutamente indispensabile.

Nel caso, infine, relativo all’acquisizione automatica dei movimenti bancari e relativa contabilizzazione ci troviamo – come per le fatture di acquisto – in una situazione in cui è praticamente impossibile individuare un algoritmo che garantisca una corretta contabilizzazione di tutti i movimenti.

Anche in questo caso nel nostro canale YouTube e nel nostro Blog abbiamo riservato specifici approfondimenti a questo tema.

A differenza della registrazione delle fatture di acquisto i movimenti bancari posso essere oggetto di algoritmi di automazione molto più estesi.

Rimane, tuttavia, l’enorme problema della registrazione di incassi da clienti e pagamenti a fornitori la cui imputazione alla corretta contropartita cliente/fornitore e – soprattutto – la corretta imputazione alle relative partite non può – allo stato attuale – essere oggetto di automazione.

Nei citati approfondimenti noi abbiamo descritto nel dettaglio come abbiamo affrontato queste problematiche e come siamo riusciti a realizzare una soluzione che renda minimo l’intervento manuale.

Rimane comunque la necessità, non superabile, di una integrazione manuale e – soprattutto – di un attento controllo da parte del personale contabile.

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