Automatizzare le registrazioni contabili?
Rapidità e facilità vs potenza e precisione
Utilizzare un software gestionale che consenta l’automazione delle registrazioni è il sogno – neppure troppo nascosto – della maggior parte degli imprenditori e dei contabili.
Su come implementare questa funzione, tuttavia, le opinioni non sono assolutamente omogenee.
Spesso le aziende si aspettano una soluzione che consenta di ottenere in tempi rapidissimi e con un intervento manuale minimo una registrazione contabile completa e corretta.
Questa esigenza nasce, sostanzialmente, in due distinti ambiti:
- aziende di piccole, o piccolissime, dimensioni prive di conoscenze contabili
- aziende di medie e grandi dimensioni aventi casistiche contabili ripetitive
L’approccio, in questi due ambiti, è completamente diverso.
Nel primo caso – il più complesso – occorre far prendere coscienza all’imprenditore, spesso privo di conoscenze contabili, di quanto sia complessa e variegata la materia e di come essa non possa – in molti casi – essere totalmente automatizzata.
Per ottenere un risultato che si avvicini il più possibile a quello desiderato occorre, in questo contesto, accettare una serie di limiti.
Sicuramente è possibile ottenere uno scadenziario clienti e fornitori totalmente automatico, senza alcun intervento manuale.
Altrettanto sicuramente è possibile ottenere una registrazione ‘guidata’ delle fatture di acquisto, salvo necessità di intervenire manualmente per modificare la proposta di imputazione del conto di acquisto.
Incassi, pagamenti e movimenti diversi dagli acquisti e vendite potranno anch’essi godere di una forma di inserimento ‘guidato’ il più semplice possibile, salvo tuttavia specificare manualmente le contropartite.
Anche per quanto riguarda l’aspettativa di contabilizzazione automatica dei movimenti bancari occorre sfatare alcuni miti eccessivamente semplicistici. Una parte – quantitativamente minoritaria – di movimenti può essere effettivamente automatizzata (salvo impostazione iniziale delle relative contropartite). La maggior parte dei movimenti, ed in particolare tutti gli incassi da clienti e tutti i pagamenti a fornitori, necessitano tuttavia un intervento manuale obbligatorio sia per quanto riguarda l’individuazione del cliente o fornitore sia per quanto riguarda la gestione delle ‘partite’ che devono essere chiuse.
Ovviamente anche una contabilità estremamente semplice quale quella ipotizzata in questa sede può consentire la visualizzazione di scadenziari, mastrini e di una ‘situazione contabile’ (non lo chiamerei – in questo caso – bilancio di verifica…).
Riassumendo, è possibile offrire alle piccole e piccolissime aziende uno strumento parzialmente automatico di generazione della contabilità a condizione di avere ben chiari gli importanti limiti descritti in precedenza.
Una situazione completamente diversa si presenta nel caso di aziende di medie o grandi dimensioni che abbiano la necessità di contabilizzare in modo rapido e facile tipologie di registrazione che si presentano con grande frequenza.
In tale ipotesi, infatti, è possibile immaginare l’attivazione di un algoritmo di automazione che consenta di generare tali registrazioni senza richiedere alcun intervento manuale da parte dei contabili.
Abbiamo dunque affrontato la risposta a chi chiede un’automazione della contabilità rapida ed estremamente facile, evidenziandole gli inevitabili limiti.
Altrettando spesso, tuttavia, viene chiesto di poter creare automatismi contabili caratterizzati da un elevato grado di potenza e precisione.
Questa richiesta, quasi sempre, perviene da persone con grande esperienza in materia contabile, ed è finalizzata – sostanzialmente – ai seguenti obiettivi:
- riduzione del lavoro richiesto al personale contabile
- maggiore tempestività nell’inserimento delle registrazioni
- minimizzazione della possibilità di errore
Si tratta della casistica nella quale gli automatismi contabili posso esprimere meglio tutta la loro potenza.
In un nostro precedente articolo sul Blog e in appositi video presenti nel nostro canale YouTube abbiamo esaminato a fondo tutta la possibilità offerte dagli automatismi contabili.
In particolare, abbiamo esaminato a fondo le 2 situazioni più complesse presenti nell’automazione contabile:
- fatture di acquisto
- movimenti importati dalle banche
Non esiste, dunque, una risposta univoca all’alternativa tra automatismi rapidi e facili ed automatismi potenti e precisi.
L’obiettivo di ottenere una contabilità completa ed attendibile, per quanto priva di implicazioni civilistiche e fiscali, demandando tutto agli automatismi e prescindendo da una adeguata formazione in materia contabile non è del tutto ottenibile, se non accettando con realismo e consapevolezza i limiti oggettivi insiti in questa scelta. Al contrario, un’azienda strutturata e dotata di un adeguato reparto amministrativo può ottenere enormi vantaggi dall’adozione di un software gestionale in grado di attivare automatismi contabili che consentano di effettuare registrazioni estremamente precise sfruttando tutta la potenza propria delle nuove tecnologie digitali.
