CENTRI DI COSTO: come automatizzarli e renderne più rapida l’imputazione

Sempre più spesso aziende medie e piccole, ovvero poco strutturate, decidono di ampliare i propri strumenti di controllo di gestione introducendo nella propria contabilità i centri di costo / ricavo.

Si tratta di una scelta senza dubbio molto saggia, in quanto consente una precisa analisi di costi, ricavi e marginalità suddivisi per settore aziendale o per sede / stabilimento.

L’aspetto critico, tuttavia, è rappresentato dal fatto che una simile scelta comporta un notevole aggravio di lavoro per i propri contabili in quanto – sostanzialmente – ad ogni riga di registrazione occorre specificare la relativa imputazione ai centri di costo o di ricavo.

Tuttavia il nostro software gestionale può essere di grande aiuto nel ridurre – spesso notevolmente – il compito manuale.

Vediamo quali possono essere i principali accorgimenti da porre in atto:

Cespiti – in questo caso deve essere possibile associare nella propria scheda il cespite ad uno o più centri di costo (o ‘criteri’, così come descritto  in un nostro specifico articolo sul blog). Il software gestionale sarà in tal modo in grado di generare e contabilizzare le quote di ammortamento imputandole ai centri di costo in modo del tutto automatico, senza richiedere la necessità di alcun intervento manuale

Ratei, risconti, fatture da emettere e da ricevere – in questo caso il software gestionale può associare i singoli accantonamenti ai centri di costo di competenza desumendoli da quelli indicati nella registrazione del costo / ricavo dalla quale ha origine l’accantonamento medesimo

Centri di costo o di ricavo desunti ‘per natura’ dal piano dei conti – molto spesso i sottoconti del piano dei conti possono, per loro natura, essere associati in modo univoco ad un determinato centro di costo/ricavo o criterio (o ad una pluralità di centri di costo e/o criteri). Questa associazione univoca può essere assoluta (ovvero non forzabile) oppure forzabile. In quest’ultimo caso esiste la possibilità dal personale contabile di intervenire manualmente, mentre nel caso di associazione non forzabile al personale contabile non è richiesto alcuni tipo di intervento manuale

Centri di costo o di ricavo desunti ‘per natura’ dall’articolo – in alcuni casi è l’articolo di magazzino a fornire, per sua natura, l’indicazione per una associazione univoca ad un determinato centro di costo/ricavo o criterio (o ad una pluralità di centri di costo e/o criteri). Anche in questo caso, come nel precedente, tale associazione univoca può essere assoluta (ovvero non forzabile) oppure forzabile. In quest’ultimo caso, come abbiamo visto, esiste la possibilità dal personale contabile di intervenire manualmente, mentre nel caso di associazione non forzabile al personale contabile non è richiesto alcuni tipo di intervento manuale. Esempi di tale tipologia di associazione li possiamo trovare nel ciclo attivo (imputazione degli articoli / servizi a centri di ricavo) e nel ciclo passivo (imputazione degli articoli / servizi a centri di costo).

Centri di costo o di ricavo desunti dalla causale di magazzino – si tratta, indubbiamente, di una casistica meno diffusa, però esistono casi in cui risulta utile poter desumere il centro di costo o di ricavo dalla causale di magazzino utilizzata.  Questa casistica la riscontriamo, in particolare, nel ciclo di produzione (mrp1, mrp2 o anche solo movimentazioni automatiche generate dalla presenza di una distinta base in versione ‘produzione’ o anche soltanto ‘kit’). In tali casi, infatti, è frequente la necessità di distinguere, a livello gestionale, un centro di costo cui imputare i costi relativi al processo di produzione e un centro di ricavo cui imputare il fatturato prodotto (o il valore del semilavorato / prodotto finito)

Centri di costo o di ricavo desunti dalla fase di lavorazione – anche in questo caso si tratta, indubbiamente, di una casistica molto poco diffusa, presente quasi esclusivamente nel gestione della produzione (mrp1 e/o mrp2). In tali casi può nascere – relativamente a come si intendono impostare la contabilità industriale ed il controllo di gestione – la necessità di associare le singole fasi di lavorazione (o reparti ecc. ecc.) ad un determinato centro di costo

Centri di costo o di ricavo desunti dal magazzino – si tratta di una casistica abbastanza frequente. La possiamo riscontrare, ad esempio, nel caso di attività commerciali in cui siano presenti più punti vendita e l’azienda decida di gestirli quali distinti centri di costo / ricavo.

Centri di costo o di ricavo desunti dall’operatore – si tratta, in questo caso, di una casistica non molto diffusa. La si riscontra di solito nella gestione della produzione (ad esempio per imputare i costi di manodopera a gruppi di addetti o a specifiche funzioni professionali) oppure nelle attività di vendita al banco (ad esempio per rilevare la produttività di singoli addetti o singoli gruppi di operatori)

Centri di costo o di ricavo desunti dal fornitore o dal cliente – spesso capita che un fornitore possa  essere idealmente associato ad un determinato tipo fornitura e – per sua natura – determini un’associazione univoca ad un determinato centro di costo o criterio (o ad una pluralità di centri di costo). Questa associazione univoca può essere assoluta (ovvero non forzabile) oppure forzabile. In quest’ultimo caso esiste la possibilità dal personale contabile di intervenire manualmente, mentre nel caso di associazione non forzabile al personale contabile non è richiesto alcuni tipo di intervento manuale. Esempi tipici possono essere riscontrati in fornitori quali commercialisti, consulenti del lavoro, somministratori di utenze ecc. ecc.. Sono tutti casi in cui dalla natura del prodotto o servizio fornito emerge evidente la possibilità di una sua associazione ad un determinato centro di costo (o – più probabilmente – ad un determinato ‘criterio’). Esempi analoghi – per quanto meno frequenti – possono essere riscontrati nell’ambito dei clienti.

Centri di costo o di ricavo desunti dagli automatismi contabili – si tratta di una delle possibilità di automazione dell’assegnazione ai centri di costo o ricavo più potente e flessibile. All’interno della gestione degli automatismi contabili – qualora il software gestionale lo preveda – è possibile inserire una proposta di default del centro di costo o di ricavo da utilizzare, lasciando ovviamente al personale contabile la possibilità di una eventuale forzatura manuale.

Come abbiamo visto le possibilità di automazione dell’imputazione delle registrazioni contabili a centri di costo o ricavo sono numerosissime, forse troppe!

Il loro utilizzo è senza dubbio molto potente. Tuttavia richiede un’attenta valutazione preliminare da parte del personale contabile riguardo al loro utilizzo.

Lo strumento tecnico (…il software gestionale), come sempre può esserci di grande aiuto (ammesso che possegga tutte le possibilità di automazione analizzate in questo capitolo…). Mai, tuttavia, si potrà prescindere da fattore umano e dalla competenza dei contabili. Soltanto a queste condizioni, dopo aver valutato con attenzione le diverse modalità di automazione offerte dal gestionale, sarà possibile individuare la soluzione più corretta per ogni specifica casistica.